I våras beställde den kyrkliga samfälligheten i Helsingfors en extern utredning av samfällighetens fakturor. Det andra och slutliga skedet av utredningen är nu färdigt. Gemensamma kyrkorådet behandlade rapporten vid sitt möte på torsdagen den 23.8. Enligt rapporten har betalningstrafiken varit adekvat, däremot finns det utrymme att förbättra dokumentationen av inköp. Också frågor gällande församlingarnas och samfällighetens befogenheter gentemot varandra borde fastställas mer entydigt.

Den externa, oberoende rapporten som Maura Audit Oy uppgjort är en fortsättning på den utredning som gjordes våren 2018 över reseräkningar samt användning av kreditkort hos personer i ledande ställning inom Helsingfors församlingar. Maura Audit har utrett vilka bindningar samfällighetens direktörer, chefer och kyrkoherdar samt ordförande för de gemensamma förtroendeorganen har haft under åren 2015-2017. Även bindningar hos dessa personers makar har rapporterats.

”Utöver bindningar utreddes även hurdana debiteringar närstående personer gjort av samfälligheten under år 2017”, säger Pertti Sundberg som är medlem av gemensamma kyrkorådet och ordförande för kontrollkommittén.

”Precis som vid inköp och anskaffningar måste alla bindningar också vara tydliga när vi beviljar medel för organisationer.”

När det gäller organisationer och föreningar är typfallet på bindning en kyrklig organisation där en kyrkoherde representerar församlingarna som styrelsemedlem eller medlem i en ledningsgrupp. En annan tydlig bindning utgörs av bostadsaktiebolag där Helsingfors kyrkliga samfällighet har ägande- och beslutsrätt. Bindningar kan också finnas till enskilda företag eller firmanamn som kyrkan köper tjänster av.

”Samtliga införskaffningar har varit adekvata, inget missbruk har framkommit i det granskade materialet”, säger Sundberg.

Sammanlagt 76 personer har utretts. I nära anknytning till dessa framkom sammantaget 212 olika former av sammanslutningar varav 76 kunde uppvisa någon form av penningtrafik. Utredningen gällde betalningar på över 1000 euro. Föremål för utredning blev över 6,2 miljoner euro gällande föreningar och fonder samt 3,3 miljoner gällande företag.

Fullständiga referenser

Även om inget missbruk framkom i granskningen, listar rapporten ett flertal exempel över bristfälliga rutiner och dokumentation.

”Det är inte alltid tydligt på vilket avtal eller beslut en betalning grundar sig. Det räcker inte med så kallad tyst eller allmän information. Risken för misstag så som dubbla betalningar eller betalning av felaktig summa blir alltför stor när referensen inte är fullständig”, säger Pertti Sundberg.

Rapporten understryker att riskerna ökar när det gäller så kallade engångsleverantörer. Sådana skulle helst undvikas helt ur den egna närkretsen, åtminstone måste behandlingsprocessen kring dessa definieras på nytt. Rapporten rekommenderar att man anmäler och antecknar alla bindningar redan under behandlingsskedet av inköpen.

Utredningarna ger möjlighet att korrigera rutiner

I samband med utredningsprocessen aktualiseras också frågan gällande olika befogenheter i Helsingfors församlingar och beslutsfattande organ. Rapporten visar att en del av församlingarna har införskaffat tjänster från närstående leverantörer som enligt samfällighetens grundregler borde ha skötts av samfälligheten.

”Centraliserade inköp skulle förbättra kontrollen och spara på helhetskostnaderna. Rapporten rekommenderar att rutiner och reglementen över införskaffningar specificeras”, säger Pertti Sundberg.

Rapporten fäster också uppmärksamhet vid de understödsfonder som finns inom samfälligheten och församlingarna, exempelvis i Tölö. I rapportens slutsatser frågas det hur verksamhetsintäkter kanaliseras inom församlingarna och samfälligheten.

”Även på den punkten är det frågan om att kontrollera våra nuvarande tillvägagångssätt. Nu måste vi gå igenom våra rutiner och besluta om vem som ansvarar för vad. Utredningen gav goda råd för hur vi kan förutse och avlägsna möjliga risker samt förbättra bristfälliga rutiner”, säger Pertti Sundberg.

Samfällighetens direktör Juha Rintamäki försäkrar att det som nu uppmärksammats i rapporten också förverkligas.

”Såväl vårvinterns granskning av reseräkningar och kreditkort, liksom den nya rapporten gällande bindningar har varit nödvändiga. Vi har hittat saker att förbättra. Korrigeringar har redan gjorts och kommer att göras. Församlingsborna kan lita på att de gemensamma medlen används korrekt och för hela stans bästa”, säger Rintamäki.

MAURA Audit Oy :s rapport (på finska) finns här.

Mera information ger:

Pertti Sundberg, ordförande för kontrollkommittén, tfn 050 423 3838

Juha Rintamäki, samfällighetens direktör, tfn 050 593 1944

Ringbud:

Kommunikationsavdelningen vid Helsingfors församlingar tfn 09 2340 2237