22.10. Onneksi olkoon: Anja, Anita, Anniina, Anitta, Anette | Palaute
Koko Helsinki

Keskusrekisteri

Hallinto-osasto

12.10.2020, 12:08

Helsingin seurakuntayhtymän keskusrekisterin tehtävänä on huolehtia keskitetystä kirkonkirjojenpidosta.

Virkatodistuspalveluista tilataan virkatodistukset, sukuselvitykset sekä sukututkimukset.

Rekisteröintipalveluissa ylläpidetään jäsentietojärjestelmää, rekisteröidään kirkolliset toimitukset, annetaan seurakunnille sovellusneuvontaa sekä hoidetaan Kirkko & kaupunki -lehden ja Kyrkpressen-lehden osoitetietoja.

Seurakuntaan kuuluminen

Kirkkoon kuuluva henkilö on sen seurakunnan jäsen, jonka alueella hän asuu. Jäsen voi itse valita kuuluuko hän alueensa suomen- vai ruotsinkieliseen seurakuntaan.


Tietosuoja Helsingin seurakunnissa


Tietosuoja on perusoikeus

Oikeus henkilötietojen suojaan on jokaisen perusoikeus. Tietosuojalla turvataan henkilön yksityisyyttä ja luottamusta henkilötietojensa asianmukaiseen käsittelyyn. Tietosuoja tarkoittaa sitä, että tietoja käsitellään lainsäädännön vaatimusten mukaisesti: asianmukaisesti, tietoturvallisesti, tiettyä käyttötarkoitusta varten, henkilön suostumuksella tai laissa säädetyn käsittelyperusteen nojalla. Tietosuojaan kuuluu myös henkilön tiedollinen itsemääräämisoikeus.

Käsiteltävät henkilötiedot

Seurakuntien toiminta, jäsenyys ja niitten tarjoamien palveluiden käyttäminen edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Käsiteltäviä tietoja ovat esimerkiksi

  • yksilöintitiedot: nimi, syntymäaika, henkilötunnus
  • yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, seurakunta
  • toimintaan osallistumisen kannalta tarpeelliset tiedot: esim. yhteyshenkilön tiedot, laskutustiedot, ruoka-aineallergiat

Tietojen pääasiallinen lähde on henkilö itse. Tämän lisäksi voimme saada mm. jäsentietojärjestelmän yhteystietojen päivittämiseen tietoja väestötietojärjestelmästä.

Tietosuojaselosteissa informoidaan tarkemmin käsiteltävistä henkilötiedoista, rekisterikohtaisesti.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käytämme henkilötietoja Helsingin seurakuntayhtymän toiminnan järjestämiseen, jäsenyyden ja asiakassuhteiden hoitamiseen. Lisäksi käytämme henkilötietoja toiminnan ja palveluiden tuottamiseen, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen.

Henkilötietojen käsittelyperuste

Helsingin seurakuntayhtymässä tehtävä henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen, sopimukseen tai rekisteröidyn suostumukseen. Käsittelemme tietojasi myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella seurakunnan jäsenyyden, palvelussuhteen tai muun merkityksellisen asiakassuhteen johdosta.

Henkilötietojen suojaus ja säilytysaika

Henkilötietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joille se työtehtäviensä vuoksi on tarpeen. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä tai käsittelemiseltä sekä teknisin että hallinnollisin toimenpitein.

Tietojen säilytysaikaa ohjaa osin lainsäädäntö ja arkistonmuodostussuunnitelma. Jos säilytysaika ei perustu edellisiin, määritellään se henkilötietojen käyttötarkoituksen kannalta tarkoituksenmukaisesti. Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn oikeuksien ja velvollisuuksien toteutumisen kannalta tarpeellinen aika.

Rekisteröidyn oikeudet

  • Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1993) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi

Rekisteröityjen oikeuksien käyttäminen

Asiakas voi pyytää EU:n tietosuoja-asetuksen perusteella omia tai alaikäisen lapsensa henkilötietoja. Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön sähköisellä lomakkeella tästä. Huomioi, että sähköinen asiointi edellyttää vahvaa tunnistautumista esimerkiksi pankkitunnuksilla. Jos tämä ei ole mahdollista, voit tehdä tietopyynnön asioimalla Helsingin seurakuntayhtymän keskusrekisterissä (Kolmas linja 22 B, 00530 Helsinki). Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. Huom! Asiakaspalvelu tiskillä on toistaiseksi suljettu.

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia tai tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Helsingin seurakuntayhtymä voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Käyntiosoite:

Helsingin seurakuntayhtymä

Kolmas linja 22 B

00530 Helsinki

Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voit kysyä lisää sähköpostilla tietosuojavastaava.helsinki@evl.fi‍